Cuánto cuesta automatizar un proceso en tu empresa

Es la primera pregunta que hace todo el mundo y la que peor se responde en internet. La respuesta honesta es que depende, pero eso no ayuda. Lo que sí ayuda es entender de qué depende, porque con eso puedes estimar tu propio caso antes de pedirle precio a nadie.

Qué mueve el precio

Tres cosas, en este orden de importancia:

• Cuántas decisiones toma el proceso. Copiar un dato de un lado a otro es barato. Un proceso donde alguien decide según el caso —este cliente sí, este no, esta factura va a otra cuenta— es caro, porque hay que enseñarle todas esas reglas al sistema.
• Con cuántos sistemas tiene que hablar. Un proceso que vive dentro de un solo sitio es simple. Uno que toca tu correo, tu Excel, tu sistema de facturación y el portal de un proveedor multiplica el trabajo, sobre todo si alguno de esos no ofrece forma de conectarse.
• Qué pasa cuando algo sale mal. Es la parte que nadie cotiza y la que más tiempo consume. Un proceso que solo funciona cuando todo viene perfecto no sirve en producción: hay que definir qué hace el sistema cuando llega una factura ilegible, cuando el proveedor cambió el formato o cuando se cae la conexión.

Cómo saber si te conviene

Antes de pedir cotizaciones, haz esta cuenta. Toma cinco minutos y te dice si vale la pena la conversación.

• Cuántas horas al mes consume hoy ese proceso. Cuéntalas de verdad, no las estimes de memoria: casi siempre son más de las que uno cree.
• Cuánto cuesta esa hora. Sueldo mensual de quien lo hace dividido entre las horas que trabaja al mes.
• Multiplica. Ese es el costo anual de seguir haciéndolo a mano, y es el número contra el que se compara cualquier cotización.

Un ejemplo real de PYME peruana: alguien dedica 3 horas diarias a digitar facturas. Son unas 60 horas al mes. Si esa hora cuesta 12 soles, son 720 soles al mes, unos 8.600 al año, solo en tipear. Ahí ya tienes con qué comparar. Y falta sumar lo que cuestan los errores de tipeo, que es plata que no aparece en ninguna planilla pero se paga igual.

Cuándo NO conviene automatizar

Vale la pena decirlo porque casi nadie que vende automatización lo dice:

• Cuando el proceso está por cambiar. Automatizar algo que en tres meses va a funcionar distinto es pagar dos veces.
• Cuando el proceso está desordenado. Automatizar el desorden solo hace que el desorden vaya más rápido. Primero se ordena, después se automatiza.
• Cuando el volumen es bajo. Si son diez facturas al mes, alguien las tipea en veinte minutos y no hay caso que justifique el desarrollo.
• Cuando la decisión requiere criterio humano de verdad. Hay cosas que conviene que las siga viendo una persona, y está bien.

Cómo pagar menos sin que salga mal

La forma más efectiva de bajar el costo no es negociar el precio por hora, es reducir el alcance de la primera versión. Empieza por el pedazo del proceso que más horas consume y menos criterio requiere. Lo pones a funcionar, ves resultado real, y creces desde ahí con plata que ya se justificó sola. Es mucho mejor que un proyecto grande que tarda seis meses en mostrar algo.

La otra: tener el proceso claro antes de pedir cotización. Si puedes explicar paso por paso qué se hace hoy, quién lo hace y qué pasa cuando algo falla, la cotización va a ser más precisa y más barata. Buena parte del costo de un proyecto es descubrir cómo funciona realmente el negocio.